記者発表会の流れ、事前準備から当日の運営まで徹底解説

新製品のローンチ、重要な企業発表、プロジェクトの成果発表。どんなビジネスにも、成功するためには記者発表会が欠かせない瞬間があります。しかし、「記者発表会の流れ」について具体的な知識や手法がないと、せっかくの機会が水の泡になってしまうことも。実際、いきなり前に出て話すだけでは、記者たちに誤解や無関心を生むリスクが高まります。

この記事では、記者発表会を成功させるための「事前準備から当日の運営まで」を徹底解説します。

読んでいただくことで、どんな業界や背景の方でも、記者発表会をスムーズにかつ効果的に運営できるようになります。記者発表会をこれから控えている方はもちろん、将来的にプレスとの関わりを深めたいと考えている方にも必読の内容となっています。

ぜひ、最後までご一読いただき、記者発表会の流れをマスターしてください。

記者発表会の流れ：企画から当日まで

記者発表会の流れについて解説していきます。

開催日程の決定

最初のステップは、日時と場所を確定することです。

特に日時に関しては、メディア関係者が参加しやすいとされる「平日の午後」が理想です。日程を決定する際には、報道機関のスケジュールも考慮し、可能な限り多くのメディアが参加できるよう工夫しましょう。

会場の選定・下見

会場選びは非常に重要です。

主に「交通アクセスの良さ」「必要な設備が完備されているか」「発表内容と場の雰囲気がマッチしているか」の3点を考慮することが求められます。また、会場スタッフが記者発表会に慣れている場所を選ぶと、スムーズな運営が期待できます。

企画書の作成

企画書作成の際は、話題性や独自性、時事性を軸にして、メディアが興味を持ちやすい内容を盛り込むことが大切です。

タイトルやキャッチコピーに工夫を凝らし、記者たちが注意を払いたくなるような印象的な内容に仕上げましょう。

プレスリリースの作成

プレスリリースは、新製品やサービスの情報を、報道機関がニュースとして扱いやすい形にまとめた文書です。

このプレスリリースがしっかりとした内容と形になっていると、メディアの取り上げやすさが格段に上がります。

登壇者・司会者などの決定

登壇者は、通常企業の責任者が担当するケースが多いです。その理由は、正確かつ詳細な情報を発信し、質疑応答も行える能力が求められるからです。

司会者については、企業の広報担当者やプロの司会者、フリーアナウンサーなどが一般的で、全体の進行と時間管理が主な役割です。

メディアの招待・誘致

招待状や案内状を作成し、主要なメディアに送ります。

記載内容は、日時、場所、主旨、出欠確認の締切日、連絡先などです。送る方法もメール、FAX、電話、直接持ち込みなど、対象メディアの特性に応じて選びます。通常、開催日の2週間前までには招待状を送るのが望ましいです。

発表資料・進行台本・想定問答の作成

発表に必要な資料や進行台本、さらには質疑応答に備えた想定問答も事前に整えます。

記者たちにクリアなメッセージを伝え、予想される質問にも即座に答えられるように準備しておくことが重要です。

記者発表会の流れ：当日の運営について

記者発表会の当日の流れについて解説していきます。

当日必要な運営スタッフ

広報担当者

広報担当者は、要するに指揮者です。

メディア対応から全体の進行指示、各ポイントでの確認まで、この人がいないと会は成り立ちません。特に、各部署や他のスタッフとの連携が円滑に進むように気を配る役割が重要です。

広報担当者は、スムーズな舞台裏を作り上げる仕掛け人と言えるでしょう。

登壇者

スポットライトが当たる瞬間、それが登壇者の役割です。

しかし、その瞬間に至るまでには準備がいくつもあります。控室で待機している間、登壇の仕方から立ち位置、照明やプレゼンテーションの確認などを行います。場合によっては、会場が暗くなる瞬間に備えて手元の照明もチェックしておきましょう。

司会

司会者は記者発表会の”船長”とも言えます。

社内のメンバーの場合もあれば、プロを雇うこともあります。重要なのは、事前に少なくとも2回以上、全体の流れや細かいポイントについてミーティングをすることです。登壇者の動きや会場の音響・照明といったテクニカルな面まで、しっかり確認しましょう。

受付

記者発表会の第一印象を左右するのが受付スタッフです。

招待者のリストに基づいて名刺を受け取り、当日の資料などを配布します。対応のスムーズさが全体の進行にも影響を与えるので、気を抜かないようにしましょう。

マイク担当

質疑応答の際にはマイク担当者が大活躍。

質問者に無線マイクを届ける責任があります。特に、会場が広い場合は左右に2名がスタンバイする必要がある場合もあります。

当日の会場設営

ノベルティや配布資料　

記者発表会を印象づける方法として、ノベルティや配布資料は非常に効果的です。

特に、メディア関係者が手にとって実際に感じられるサンプルがあれば、それが記事作成の際にも生きるでしょう。実際の使用感や特長を、記者が自分の言葉で語ることができます。

より深い理解と興味を持ってもらうことで、記者発表会の目的がしっかりと果たせるのです。

マイクやモニターなどの機材

会場の設営には、マイクやモニターといった機材の配置が欠かせません。

これらは発表内容をよりクリアに、そして鮮明に伝えるための不可欠な要素。設置場所や角度、音量など、細部まで気を配ることで、参加者にストレスなく情報を提供できます。

機材がしっかりと設営されているかどうかは、全体のプロフェッショナリズムを高める大事なポイントです。

バックパネル

登壇者の背後に広がるバックパネルは、単なる背景以上の価値があります。

バックパネルには、企業やスポンサー、団体のロゴや名前がデザインされています。実は、これが視覚的に非常に強力な宣伝ツールとなるのです。多くのメディアが注目する場で、短い時間でも多くの情報を視覚的に盛り込むことで、より多くの人に自社の存在をアピールできるわけです。

当日の流れ

まず、メディア関係者が到着したら受付で名刺を受け取るのが一般的です。この時点でプレスキットも配布します。人がある程度集まったら、発表会が始まる前に「メディア（プレス）ブリーフィング」を行い、全体の進行やポイントを説明します。

発表が終わった後も大事な時間帯が続きます。多くの場合、発表後には「個別取材」や「囲み取材」の時間を設け、各メディアからの質問やインタビューに応じます。

受付から取材まで一連の流れがしっかりと計画されていると、記者発表会は成功へと導かれるでしょう。

記者発表会を成功させるためのポイント

記者発表会を成功させるためのポイントを4つお伝えします。

質疑応答の対応を練っておく

質疑応答の段階で躓くと、それまでの良い雰囲気も台無しになりかねません。

そうならないためには、発表会内外での個別質疑応答に備え、事前によくある質問とその回答を準備しておくことが重要です。予測される質問に対して、明確な回答を用意しておけば、質疑応答の場でも自信を持って対応できるでしょう。

曜日や時間帯に気を付ける

記者発表会のタイミングは意外と重要な要素です。

例えば、13時までに発表会を終わらせれば、その日のうちにメディアで取り上げられやすくなります。逆に、金曜や土曜、祝日前の発表は次の営業日までにタイムラグが生じる可能性が高いです。日程選びでメディア露出の成功率が変わることも少なくありません。

余裕を持ったタイムスケジュールを組む

どれだけ計画を立てても、当日は何かとトラブルが起きるものです。

そのため、タイムスケジュールは余裕を持って組むことがおすすめです。余裕を持ったスケジューリングにより、予期せぬ事態にも柔軟に対応できるようになります。

記者発表会後のフォローアップも忘れずに

発表会が終わった後も、広報担当者には多くの連絡が来るでしょう。

これにきちんと対応することで、メディアからの評価も上がります。連絡があった際には、迅速かつ丁寧なフォローアップを心掛け、長期的な信頼関係を築く基盤を作りましょう。

記者発表会に欠かせないバックパネルは記者発表会バックパネル東京にお任せください

記者発表会に欠かせないバックパネルは、記者発表会バックパネル東京にお任せください。

記者発表会バックパネル東京は50年以上の実績を持ち、宣伝効果の高いバックパネルをワンストップで制作いたします。

バックパネルは企業のアピールに不可欠

バックパネルは単なる背景以上の役割を果たします。

実は、企業のイメージやメッセージを効果的に伝える強力なツールなのです。注目を集めたいポイントや、会社のビジョンを視覚的に伝えられるので、記者発表会での企業アピールには必須のアイテムと言えるでしょう。

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記者会見バックパネル東京は、イベント運営から会場設営まで手がけています。

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しかし、特別なデザインや大量のオーダーを要する場合は時間が必要ですので、早めにご相談いただくことをおすすめします。

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