未然にトラブルを防ぐには？実際にあったトラブル事例と対策
イベント用・企業宣伝用のバックパネルの製作・貸出・販売・搬入・施工をワンストップで行なっている記者会見バックパネル東京です。
弊社では有難いことに多くの案件を手がけさせて頂いております。ほとんどの案件が何の問題もなく無事に終わるのですが、中にはトラブルが起こることもあります。
本日は、「どういったトラブルが起きるのか」「どうすれば事前に防ぐことができるのか」についてお話したいと思います。依頼を考えておられる方々の参考になりますと幸いです。
エレベーターが小さすぎて備品が搬入できない…。
先日、ホテルにてイベントの施工がありました。事前にエレベーターのサイズを聞いていたのですが、いざ搬入しようとすると、バックパネルの部材が入らないのです。実際のエレベーターの大きさが、聞いていたよりも小さかったのです。結局、時間の都合もありますので階段で１１階まであげました。
原因としては、ホテル側のイベント担当者がクライアントに対してエレベーターの大きさを曖昧に伝えていたようです。
この経験から、都内での施工の場合は必ずエレベーターの大きさを事前に直接確認するようにしています。もし遠方の現場であれば、先方に注意深く確認するように強くお願いしています。搬入の遅れが原因でイベントの開始時刻が遅れるということもありますので、ご注意ください。
十分な情報を頂けなかった施工例
ある工場様からイベントで使うバックパネルの依頼を頂いたことがありました。連絡のやりとりは代理店様が間に入ってくださることになりましたが、ここでも問題がありました。
代理店様が正確な情報を把握していないのか、必要な事項を教えていただけないのです。
まず、施工場所が分かりませんでした。大規模な工場なので施設が2つあり、その何階なのかもわかりません。代理店様に聞いたところ、曖昧な返事しか頂けず、苦労しました。
代理店とクライアントの行き違いがあることもあります！
また、本施工ではバックパネルと併せて、工場の社員様が寄せ書きをしたいということでしたので、書き込みができるターポリン素材のパネルも設置しました。（ターポリンは買取ができ、そのままお渡しできる素材です。）事前の打ち合わせでは、施工後ターポリンをどうするか明確なお返事を頂けていませんでした。イベント終了後、撤去の際に寄せ書きが書いてあるターポリンをどうしますか？と代理店に確認を取ったところ、「いりません」とのお返事を頂きました。そこで持ち帰り解体したのですが、その後になって「やっぱりほしいです」とのご連絡が。その時は既にお渡しできる状態ではなく、お断りするほかありませんでした。
このようなことから、情報は小出しすることなくしっかりと伝えて頂きたいです。代理店様も必ずその都度確認を取って頂きたいのです。
そうでないと、施工ができず、お断りする場合もございます。
足りない情報があればこちらから聞きますので、回答にご協力頂きたいです。
送信するデータに注意！
Photoshop等のデータを送ってもらう場合、テキストはしっかりとレイアウト化して下さいますようお願いしています。デザイナーの方がいる場合はレイアウト化してからの送信を徹底してくださいますようお伝えください。お送りいただいたフォントをこちらが持っていない場合、文字化けしてしまい何が書いてあるのか分からなくなります。レイアウト化していただければ、その文字化けを防ぐことができるのです。
データの種類はai>psd>jpegの順番で希望しています。aiが一番スムーズに進行することができます。
ロゴ等の画像はできるだけ鮮明なものをお願いします！
頂戴した画像が荒いと、バックパネルには荒い画像が印刷されてしまいます。 例えば、ロゴデータを引き延ばしたものは、バックパネルでは汚く映ります。画像の粗さはそのままバックパネルのクオリティに繋がってくるのでできる限りきれいなものを送ってください。
弊社の強みとは？
バックパネルを作成する業者は、国内にはたくさんあります。そもそも、基本的にバックパネルの業者というものは、送られたデータをそのまま印刷するだけのところがほとんどです。
しかし、それだけではもったいないと弊社では考えています。弊社は、ホテルでの多くの施工経験から、対応の柔軟性と様々な角度からのご提案ができます。先日、他社との契約を切り、弊社に依頼してくれた会社様がいらっしゃいました。どうして業者を切り替えたのか聞いてみますと、前の業者の修正の対応が非常に遅いことが不満だったそうです。弊社とやり取りをしていると、そういった不満を感じないどころか、弊社からの提案があったことを驚いていらっしゃいました。
弊社も、バックパネルの業者です。ですが、お客様のためにいろいろな提案をして、いいものを作りたい、それをモットーとさせて頂いています。