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記者会見の準備は何をすればいい? 記者会見ではバックパネルを忘れずに!

記者会見は会社の経営情報や新製品の情報を発表する非常に重要な場です。この記事では記者会見を成功させるためにどんな準備をすればいいか、気を付けるべきポイントはどこなのかについて紹介していきます。

記者会見で事前に準備すべきこと

会見の内容・日程の決定

まずは、会見の内容・日程を決定します。

記者会見の内容を決める際は、「誰に、何を、どのように」この3点を明確にしておくことが大切です。新製品についての発表をする場合は、その製品を売り込みたいニーズ、新製品のセールスポイント、伝え方をはっきりさせておく必要があります。また、緊急で会見を開催する場合は周辺情報を正確かつ迅速に整理しておく必要があるでしょう。

全体のスケジュール・担当者の決定

会見の内容と日程が決定したら、今度は準備を含めた全体のスケジュールを決定する必要があります。また、記者会見の開催ではこなすべき仕事がいくつもあるため、分担して仕事を担当する担当者が必要です。広報部門だけでなく、別の部署に協力を募ったりプロジェクトチームを作ったりするなどして、担当者を決めましょう。

会場の決定・予約

会場の下見と予約はなるべく早く済ませましょう。記者会見に使える会場の空きは先々まで埋まっていることも少なくないため、記者会見の内容や招待したいメディアの数を加味し、条件を満たした適切な会場を探しましょう。また、予約を確定する前に実際に現地の広さ、構造、設備が条件を満たしているかを確認することも大切です。

出演者(会見者・司会者)の手配

記者会見を円滑に進めるには、メディアに説明を実施する「会見者」と全体の進行を務める「司会者」を手配する必要があります。「会見者」は主に企業や事業の責任者が務めます。メディアに対して正確に情報を伝達できるか、正確に質問に答えられるかなどを選出基準に選びましょう。

司会者はフリーアナウンサーや司会を仕事にするプロに頼むのも一つの手ですが、台本通りに進行できるなら広報担当者が担当しても問題ありません。

メディアの誘致

記者会見にはメディアの報道が欠かせません。会見の開催目的を基に誘致したいメディアを選定・誘致しましょう。

誘致する際には、メディアに開催日時や場所などの必要な情報を記載した案内状を送ります。案内状の届け方(手紙で送るか、FAXで送るか等)は誘致するメディアごとに適宜選択しましょう。

資料や備品の準備

資料の準備で最も気を付けるべきことは、記者会見に使う資料やデータに誤りが出ないかを確認することです。記者会見において、誤りが混入していることはタブーだからです。「想定問答集」は法務担当者や顧問弁護士などの監修を受けながら可能な限り多くの質問を想定して作成しましょう。

備品に関しては、当日の流れを徹底的にイメージしながら必要なものをしっかりメモしておきましょう。漏れ・ダブりが不安なら備品のリストを作成するのも一つの手です。

リハーサル

すべてが準備できたらリハーサルを行いましょう。リハーサルを行うと台本や資料からは見つけることができないような改善ポイントを見つけることができます。会見者と司会者を交えてリハーサルを実施するとより高い精度が期待できます。

記者会見当日に準備しなくてはいけないこと

会場の設営

記者会見の設営では背景幕としてバックパネルが設置されます。記者会見バックパネル東京では、このバックパネルを自社で施工と撤去を行います。設営で主に使われるパネルは木工パネルですが、バックパネル東京ではその他にイージーシステムパネルというバックパネルを用意しています。イージーシステムパネルは骨組みが折りたたまれた構造になっており、屏風を開く要領で簡単に開閉することができます。

タイムスケジュールには余裕をもって

実際に記者会見を行っていくとリハーサルでは起こらなかったアクシデントやハプニングで予想外に時間が遅れてしまうことや、逆に早く進行してしまうこともあります。ですので、一般的な流れを考慮し、当日の進行表を作るなどして余裕を持ったタイムスケジュールを行えるようにしましょう。

記者会見を行う上で注意すべきポイント

リーガルチェックを忘れずに

記者会見で最も重要なのは情報の正確さです。情報の正確さを確保するためには「事実かどうか」というだけでなく、「法的な違反はないか」などの確認をすることも必要です。想定問答集や資料の確認をする際は、法務担当や顧問弁護士の協力を仰ぎながら進めましょう。

時間帯や日時に注意

記者会見で発表した情報を世の中に広げてくれるのはメディアです。メディアが集まりやすい時間帯に日時を設定することも記者会見の成功につながります。

例えば、平日の夕方・夜のニュースでの露出を狙うなら平日の午前〜昼に会見を実施することがお勧めですし、翌日が休日の金曜日や土曜日、祝前日は露出されにくいので避ける必要があります。

アフターフォローも忘れずに

どれだけ事前の対策を整えていても、予期せぬ質問や答えにくい質問をされる可能性はゼロではありません。

万が一、会見中に答えにくい質問が出た際は一旦「確認中」として、会見の最後でまとめて答えられるようにしたり、念のため担当者のスケジュールを抑えておいたりしておくと安心です。また、情報が狙いと違った切り口でメディアに掲載され誤報となってしまった際に、すぐ訂正ができるようなアフターフォローの態勢を整えておくことも大切です。

入念な準備で記者会見を成功させよう

以上が記者会見を円滑に行うための準備の方法の紹介になります。記者会見で最も気を付けるべきポイントは提示される情報の正確さです。法律家の助けを借りてリーガルチェックを済ませ、当日の質問にもしっかり答えられるような入念な準備をしておくと、より質の高い記者会見が行えます。

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