記者発表会で担当者が準備すべきこと 記者発表会には欠かせないアレも忘れずに
企業は自社のサービスや製品について様々な形で世間に広く発表します。顧客向けの展示会やイベントからメディア向けの記者発表会や記者会見まで発表形式は幅広くありますが、いずれにしても企業の担当者は当日に向けての入念な準備が必要になってきます。
今回は特に記者発表会にフォーカスし、担当者が準備すべきことや開催にあたっての注意点などについてお伝えします。
記者発表会とは
記者発表会とは
記者発表会とは、企業が自社の新サービスや新製品を広く世間に周知してもらうために、主にメディア関係者に向けて一斉に情報を発信することです。リアルな会場で大勢の記者を集めて行うため会場設営費などの実費がかかります。
記者発表会と記者会見の違い
記者発表会に似たものとして、記者会見があります。両者の違いとしては、記者会見が何らかの突発的な不測の事態が発生したときに、メディアや世間からの要望に対して説明責任を果たすというもので、内容としてはネガティブなものであることも多いです。
対して記者発表会は、企業側から広く世間に対して発表したいことがあってメディア関係者を集めて発表するもので、内容としては新サービスや新製品のリリースなどポジティブなものであることがほとんどです。いずれにしても、両者ともに情報の拡散を目的としてメディア関係者に向けて実施します。
記者発表会で担当者が準備すべきこと
企画書の作成
記者発表会の企画書を作成します。記者発表会の目的を言語化し、招待メディア数や掲載記事数の目標を立て、実現可能なプランとして企画書に落とし込みます。そして、チームとして目標を共有し、体制や役割分担なども決めていきます。
日時・会場の決定
招待メディア数の目標から当日の人数の予想を立てたら、会場選びをします。大きさや立地などの物理的条件と予算から最適な会場を選び、日時を決めて会場を抑えます。日時はメディア関係者が動きやすい平日の午後に設定することが一般的です。
タイムスケジュールの策定
記者発表会の所要時間は1〜2時間ですが、この間に無駄なく効果的に発表を行うためには、前後の準備も含めて緻密なタイムスケジュールを立てる必要があります。会場入りから撤収まで全ての工程をシミュレートし、全体としては分刻みでスケジュールを立てます。さらに記者発表会本番の1〜2時間に関しては秒刻みのスケジュールを立てましょう。少しの進行の遅れが積もり積もってタイムオーバーになることもあるので、なるべく余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
案内状やプレスリリースの作成
招待したいメディアに対して送付する案内状やプレスリリースを作成します。プレスリリースはFAXで送付することが一般的です。フォーマットとしては1枚目に、タイトルとして「●●●に関する記者発表会開催に関するお知らせ」と記載し、次いで記者発表会の概要を記載します。そして、開催日時、会場(地図)、出席者、発表会の内容、本リリースの配信先(記者クラブ、リリース配信サービス利用によるメデイア配信など)、メディアからの問い合わせ先として広報担当者名、電話番号(できれば携帯も)、メールアドレスを記載します。そして2枚目には申込みのFAX番号とメールアドレスと共に申込用紙を添付します。
FAX以外の方法としてはメールや郵送、直接手渡しなどがあります。いずれにしても必要な情報を余すところなく伝え、一つでも多くのメディアに参加してもらうためにも誠意のこもった文章で作成するように心がけましょう。
参加予定メディアのリスト化
案内状やプレスリリースの送付が終わり、一通りの出欠が集まったら、参加予定メディアのリスト化をします。当日はメディアの担当者と直接話をする機会があるかもしれないので、各メディアの特徴などを事前予習し、担当者の名前も頭に入れておくとよいでしょう。
進行台本・プレゼン資料・想定質問集の作成
当日の進行台本を作成します。本番前には実際に台本通りにリハーサルをして、話す速度や声の大きさなどを確認します。また、配布するプレゼン資料の準備や、想定問答集を作成し、記者からの質問に対してスマートな受け答えができるように万全の準備を整えておきます。
記者発表会の開催にあたって注意すべきこと・ポイント
タイムスケジュールには余裕を持って
当日は機材のトラブルや、突発的な質問などで、台本どおりに記者発表会が進行しないこともあります。これら不測の事態が起きた時のために、当日のタイムスケジュールは余裕を持ったものにしましょう。
メディアの飛び入り参加がある場合も
出欠で欠席となっていたメディアや案内状を送付していないメディアなどが、当日になって飛び入り参加することもあります。記者発表会に参加するメディアは多ければ多いほどいいので、当日の飛び入り参加も受け入れることができるように席は余裕をもって設けておき、また配布する資料も余分に準備しておきましょう。
案内状を工夫して最大限の効果を
記者発表会の案内状は形式的なものですが、メディアの興味を惹きつけ担当者に足を運ばせるためには、案内状の文面にも工夫が必要です。当日発表される内容に少しだけ触れて興味をひき、「もっと知りたい!」と思わせるような文面にすると効果的でしょう。
記者発表会を行うのに適した時間帯はある?
メディア関係者は常に忙しく、まとまった時間をとることが難しいのが現状です。特に記者発表会などのリアルな会場に行くためには、移動も含めて数時間を確保しなくてはなりません。このような背景を考慮して、記者発表会は比較的業務が落ち着く平日のお昼過ぎに設定すると良いでしょう。
記者発表会当日の準備や役割分担
当日の役割分担
登壇者
新サービスや新製品を自らの口で発表する人です。複数の場合もあります。開発責任者やチームリーダーだけではなく、社長が登壇者となることもあります。
司会
記者発表会の全体を司会・進行します。タイムキーパー的な役割も兼任することが多いです。
誘導担当
受付を済ませたメディア関係者を誘導します。カメラのセッティングや注意事項などを事前に伝えます。
マイク担当
質疑応答の際に、マイクを質問者に持っていく係になります。
受付
事前に作成した参加メディアリストと来場したメディアを照会し、名刺をいただいたのち資料を渡します。飛び込み参加のメディアに対しても同様の対応をします。
当日会場の設営
ノベルティやサンプル
来場してくれたメディアに対してノベルティやサンプルを配布すると、より記者発表会の内容が印象付けられます。特にサンプルの場合は記者が実際に触れたり使用したりできるので、記事化する際にも記者が自分の言葉で使用感などを伝えることができます。
バックパネル
記者発表会で欠かせないアイテムとして、バックパネルがあります。バックパネルとは
記者発表会や記者会見などで登壇者の背面に設置する自立した立て看板になります。企業やスポンサーのロゴ、自治体や団体の名称などが市松模様の中に均等に配置されているデザインが主流となっています。
記者発表会は複数のメディアに対して同時に行われるので、その様子は各種媒体を通じて多くの人の目に触れられることになります。つまり、記者発表会では企業は限られた時間の中で可能な限り企業情報を視覚的に盛り込んだほうがお得というわけです。バックパネルは、1人でも多くの人に自社の存在を知ってもらうための効果的な宣伝材料となるでしょう。
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