ターポリンの魅力と納品までのリードタイム

こんにちは。東京近郊でイベントの企画、運営、設営を行なっております東真です。

今回は、「納品までのリードタイムが短いからこそ、イベントの成功をお手伝いさせていただけた」と強く実感した事例についてご紹介します。

宴会やイベントのご予約は1年以上前から問い合わせが入り始めることが一般的で、
ホテル様やイベント運営会社様の営業ご担当者・宴会予約(イベンツ)ご担当者と、連携を取りながら準備を進めさせていただきます。

特にホテル様では、料理はシェフと、備品はスチュワードと、またオペレーションは宴会ご担当者様達と…複数の部署をまたいで手配し、またホテル様でご準備できない物品は、弊社のような業者と数か月かけて準備を進めていかれるようです。

弊社のフォトパネルは、例えばメディアを通じて全世界に対し長きにわたって露出し続けることも多く、イベント主催者様の「顔」となり得ます。
小さな傷はもちろん、“たわみ” や “ヨレ” には非常に気を遣いますし、デザインや発色もとても重要なポイントですので、
ホテル様やイベント運営会社様を通じて、主催者様と密接に段取りを取らせていただきます。

弊社は、多くのホテル様やイベント運営会社様にご愛顧いただいておりますが、その中で最も印象に残った、とあるホテル様で実際に起きた出来事についてお話したいと思います。

そのエピソードは1本のお電話から

そのイベントは、いつもの通り、仮予約の時点でホテル様から打診をいただいておりました。ただ、弊社は仮予約の時点では特段準備をいたしません。
通常ですと、どんなに遅くとも1か月前には催行確定となり、ホテル様を介してイベント主催者様のご希望を伺いながら、
フォトパネルの種類やサイズ、発色、解像度等を調整していますが、そのイベントについては、開催日の1か月前になってもホテル様から催行確定のご連絡が来ませんでした。

弊社のフォトパネルは【木工パネル】 【イージーシーシステムパネル】 【ロールアップバナー】とと3種あり、最も需要の高い【木工パネル】では、最短でご依頼から3日で納品させていただけますので、比較的悠長に構えておりました。

するとホテルの営業担当者様から、イベント主催者様と連絡がつかない、つまり「仮予約のまま」である旨のご連絡があり、相当困っている様子でした。確かに、宴会場を販売しているホテル様にとっては大変大きな問題でしょうから、「弊社は3日前のご発注でも対応できますよ」と改めてお話し、電話を切りました。

そのご担当者は、その日から毎日のように状況を知らせてくださいましたが、主催者様と一向に連絡がつかないようでした。

すると、10日ほど前になって、ホテルのご担当者様から非常に焦ったご様子で「予約ステータスが最終決定になりました」とご連絡が！

弊社としては、企業様の急な記者会見などもありますので、直前のご用命も、“よくあること” ではありますが、
ホテルでの宴会ではあまり多くないケースで少々驚きました。そしてようやくサイズ、デザイン、色校正などが始まりました。
主催者様も何らかのアクシデントがあったのでしょう、なかなかフォトパネルの手配にまで手が回っていないようで、ホテルのご担当者様も、ひたすら心配されていましたが、ちょうど開催日の3日前に手筈が整いました。

オフィシャルなイベントで報道関係者も多くいらっしゃるとのことで【木工パネル】をご希望されました。
本来であれば【経師紙】の方が見た目も美しく、特にホテルの宴会場のように天井から照明が当たっている場所では、スチールカメラでの撮影の際にクオリティの高い仕上がりになりますが、この場合は日数優先で【ターポリン】をご提案しました。

【ターポリン】とは、横断幕など屋外でのイベントによく用いられる素材ですので、屋根のない屋外でのイベントでは、特に雨天や荒天の場合【ターポリン】の方が丈夫です。
わずか数日後にイベント実施を迎えたにも関わらず、ホテルの皆様の見事な連携で、無事にイベントが開催されました。

【ターポリン】について

ターポリンの魅力は、納品までのリードタイムが非常に短いことです。
また、フォトパネルは市松模様が一般的ですが、1枚の写真を大きく引き伸ばして全面に貼ることも可能です。経師紙の場合、木工パネルへ貼り付ける際に、土台となるベニヤ板の継ぎ目に隙間ができてしまいまいます。今回のような写真1枚のデザインの場合は、経師紙で施工してしまうとベニヤ板の隙間ごとに線ができてしまいます。
ターポリンを使用することで、木目を吸わないことも【ターポリン】の長所です。（経師紙で施工しようとすると特殊な技術(水張り)という施工が必要になってくる可能性もあります）

また、屋外でバックパネルを施工する際にはターポリンを使用しています。雨が降ったりすると経師紙では湿度によって劣化してしまうためです。経師紙と比べると、施工時間が大幅に短縮されます。

上記で触れたホテルのご担当者様は、当初「こんなに直前のオーダーでは、フォトパネルの製作は間に合わないかもしれない」と諦めているご様子でしたが、最短で3日にて完成させていただけます。フォトパネルのご用命は、創業以来50年間、多くのホテル様やイベント運営会社様との豊富な経験を有する当社にご相談ください。